Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro führen – wird immer mehr zum neuen Normal.

In diesem Blog-Beitrag geht es um meine Erkenntnisse, Erfahrungen und Tipps zu

• Entwicklung und Herausforderungen bei der Führung hybrider Teams
• Begriffseingrenzung „hybrid“
• Führungskompetenzen für die hybride Arbeitswelt
• Zusammenarbeit in hybriden Teams
• Kommunikation in hybriden Teams
• Team-Spirit und Wir-Gefühl im Team
• Meine zusammenfassende Handlungsempfehlung

Entwicklung und Herausforderung bei der Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro

Während vor der Pandemie bis zum Jahr 2019 die Arbeit im Büro in vielen Organisationen ein normaler Standard war, wurde in den Jahren 2020 und 2021 die Homeoffice-Arbeit eher im Krisenmodus entwickelt.

Ab 2022 zeigt sich nun die Zusammenarbeit zwischen mobiler Arbeit und Büro eher als neues Normal. Und dieses neue Normal, das halt nicht mehr eine besondere Krisensituation darstellt, bedarf einer bewussten neuen Gestaltung in Organisationen als Normalzustand.

Hierbei stehen viele Führungskräfte vor neuen Herausforderungen. Viele jahrelang geübte Führungsmuster und -verhalten aus dem Büroalltag brauchen neue Übersetzungen für die Zusammenarbeit zwischen mobiler Arbeit und Büro. Viele Führungskräfte und Mitarbeitende, die in der Krisensituationen Zwischenlösungen akzeptiert haben, suchen jetzt nach nachhaltigen Lösungen.

Durch viele von mir durchgeführten Live-Online-Seminare und Live-Online-Coachings zu diesem Thema habe ich erlebt, dass viele Führungskräfte und Mitarbeitende hierzu bewusste Reflexionen und bewusste neue Gestaltungsideen entwickeln möchten.

Die Herausforderungen sind in diesem Zusammenhang häufig neu und es zeigen sich neue Spannungsfelder, u.a.

• Gleiche Arbeitsorte <-> verteilte Arbeitsorte
• Synchrone Arbeitszeiten <-> asynchrone Arbeitszeiten
• Synchrone Kommunikation <-> asynchrone Kommunikation
• Persönliche Nähe im Büro <-> geographische Distanz beim mobilen Arbeiten
• Kontrolle <-> Vertrauen
• Bewertung Arbeit an Präsenzzeiten <-> an Ergebnisse

Begriffseingrenzung „Hybrid “

Im Zusammenhang mit dem Thema mobile Arbeit taucht immer häufiger der Begriff „hybrid“ auf. Der Duden definiert das Wort „hybrid“ folgendermaßen: „Aus Verschiedenartigem zusammengesetzt, von zweierlei Herkunft“.

Diese Definition passt aus meiner Sicht sehr gut zu der Beschreibung, wie wir in einem neuen Normal in Organisationen häufig zusammenarbeiten (siehe auch Grafik unten):

• an verschiedenen Orten oder
• zu verschiedenen Zeiten oder
• über verschiedene Kommunikationsmedien

Hilfreich in diesem Zusammenhang ist meines Erachtens auch die Unterscheidung von virtueller und hybrider Besprechung.

Bei einer virtuellen Besprechung sind alle Teilnehmenden virtuell (digital) live zugeschaltet.

Bei einer hybriden Besprechung ist ein Teil der Teilnehmenden in Präsenz vor Ort und ein Teil der Teilnehmenden ist virtuell (digitale) virtuell live zugeschaltet (siehe Grafik unten).

Somit stellt aus meiner Sicht eine virtuelle Besprechung die Basis für eine hybride Besprechung in Bezug auf Kompetenzen, Verhalten, Haltung, Zusammenarbeit und Technik dar.

Deshalb ist es wertvoll, virtuelle Besprechungen wirklich effektiv zu gestalten und diese zu üben, um auf dieser Basis hybride Besprechungen wirksam durchführen zu können.

3. Führungskompetenzen für die hybride Arbeitswelt

Es gibt viele unterschiedliche Studien zur Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro. Häufig werden als besonders wesentlich unter anderem folgende Kompetenzen genannt:

• Vertrauen schenken und erhalten
• Empathisch und wertschätzend führen
• Veränderungen meistern und Menschen dabei mitnehmen
• Delegieren und Freiraum geben
• Binden und integrieren von Mitarbeitenden
• Medien- und Kommunikationskompetenz
• …

Auf Basis der Veränderungen durch eine hybride Zusammenarbeit ist es aus meiner Sicht hilfreich für Führungskräfte, sich ausreichend Zeit bei all der täglichen Arbeitslast zu nehmen, um die eignen Führungskompetenzen wertschätzend auf einen Prüfstand zu stellen:

• Welche Kompetenzen darf ich nachschärfen?
• Welche Kompetenzen darf ich neu entwickeln?
• Welche Kompetenzen darf ich darf ich auch im neuen Normal wirklich so belassen?

Zusammenarbeit in hybriden Teams bewusst weiterentwickeln

Um sich selbst als Führungskraft und im Team strukturiert Gedanken über die Zusammenarbeit zu machen, empfehle ich, die folgenden drei systemische Ebenen auch im Gespräch mit dem Team zu berücksichtigen.

1. ES = Technik
2. WIR = Miteinander
3. ICH = Persönliche Aspekte

Wo liegen wirklich Ursachen für Herausforderungen? In Diskussionen über die Zusammenarbeit erlebe ich häufiger, dass die Ursachen nicht klar benannt werden. So werden möglicherweise Ursachen im WIR der Technik zugeschrieben oder Ursachen im ICH dem WIR zugeschrieben.

Technik und Zusammenarbeit

Nehmen Sie sich mit dem Team auch bewusst Zeit für einen aktuellen Technik-Check in Bezug auf die Nutzung von digitalen Tools. Wo gibt es noch Herausforderungen, Hindernisse, Potenziale oder fehlende Vereinbarungen oder fehlende Kompetenzen bei der Anwendung zum Beispiel von

• Video-Konferenz-Tools
• Chat-Kommunikation/Messenger
• Aufgaben-Management
• Dateienteilen
• Visuelles Brainstorming
• …

Spielregeln für die Zusammenarbeit

Für das Thema „Hybride Zusammenarbeit“ empfehle ich die bewusste Aktualisierung, Schärfung und Neuvereinbarung von gemeinsamen Spielregeln im Team. Aus meiner Erfahrung hat jedes Team sehr unterschiedliche Entwicklungszustände. Eine starke Kompetenz bei der Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro – ist es meines Erachtens, aktualisierte Spielregeln mit dem Team zu gestalten. Mögliche Themenfelder könnten zum Beispiel sein:

• Grundsatz: Wir arbeiten in der hybriden Arbeitswelt mindestens genauso produktiv wie zuvor
• Transparenz von An- und Abwesenheiten und Büro-/Homeoffice-Tagen
  Welche digitale Lösung ist einfach anzuwenden, z.B. über Outlook-Kalender?
• Erreichbarkeit und Pausenzeiten
  Welches Selbstverständnis gilt für unseren Bereich? Welche Erwartungen von intern und extern sollten wir dabei berücksichtigen?
• Rückmeldezeiten
  Welches Selbstverständnis gilt für unseren Bereich? Welche Erwartungen von intern und extern sollten wir dabei berücksichtigen?
• Vertretungsregeln
  Wie stellen wir Vertretung sicher, auch wenn wir an unterschiedlichen Orten sind?
• Abstimmung mobile Arbeitstage
  Lage/Vorankündigung/Häufigkeit
• Abstimmung bevorzugte Besprechungsformate mit Spielregeln
  Digital/hybrid/Präsenz
• Verhalten in digitale/hybriden Besprechungen
  Sichtbar bei Besprechungen (Kamera)/angemessene Kleiderordnung/Besprechungen ohne Nebentätigkeiten/ regelmäßiger persönlicher Kontakt untereinander
• Klärung gemeinsame Team-Tage vor Ort
  Ja, nein? Wie oft? Standardtermin?
• Gleichberechtigtes Miteinander/Tätigkeitsverteilung Büro und mobile Arbeit
  Fairer Umgang mit Aufgaben vor Ort

Kommunikation in hybriden Teams neu gestalten

Gerade bei dem Thema Kommunikation erlebe ich häufiger bei der Führung hybrider Teams, dass gewohnte Kommunikationsstrukturen aus der althergebrachten Bürosituation auf die hybride Arbeitswelt eins zu eins übertragen werden.

Und gerade beim Thema Kommunikation sehe ich, wie wichtig es ist, erst einmal rein virtuelle/digitale Besprechungen effektiv zu gestalten, um somit eine gute Basis für hybride Besprechungen zu ermöglichen.

Meine 7 Tipps für einen Kommunikations-Check für die Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro. Wobei kann die Führungskraft mit dem Team Kompetenzen, Verhalten, Haltung, Strukturen, Abläufe nachschärfen, weiterentwickeln oder neu gestalten?

1. Kommunikationsroutinen im Team schaffen

Berücksichtigen Sie bei der Umsetzung von Routinen, diese eher „in kurzen Zyklen“ und eher „mit kleinen Zeiteinheiten“ durchzuführen. Jedes Team hat unterschiedliche Rahmenbedingungen. Überprüfen Sie bewusst die bisherigen Routinen, und schauen Sie, welche neuen Routinen sinnvoll und wie umsetzbar wären.

2. Ausprobieren und experimentieren

Seien Sie mutig, Neues auszuprobieren. Führen Sie neue Kommunikationsroutinen nicht als 100%-Lösung sondern als Experiment ein, um fortlaufend zu verbessern

3. Feedback-Schleifen im Team etablieren

Aus der Distanz entstehen möglicherweise Fantasien und Annahmen, die nicht mit der Realität übereinstimmen. Regelmäßige Feedback-Schleifen schaffen im Team Klarheit und geben Orientierung. Stärken Sie die persönlichen Feedback-Kompetenzen im Team durch Feedback-Methoden wie „3W-Methode“. Stärken Sie die organisationale Feedback-Kompetenz im Team durch Erlernen von Feedback-Methoden wie „Retrospektive“ oder für den Abschluss von Meetings mit der Abfrage „Was mochte ich an dem Meeting? Was können wir nächstes mal besser machen? (I like/I wish)“.

4. Zeiträume für Beziehungsebene bereitstellen

Ermöglichen Sie dem Team regelmäßige Formate, in denen die Beziehungsebene im Team gestärkt wird. Berücksichtigen Sie dafür kurze Zeitfenster für die Kommunikationsroutinen, z.B. den Einstieg über ein sogenanntes Moodboard, wodurch alle Teilnehmenden ihren aktuellen persönlichen Zustand kurz teilen können.

5. Effektive Online-Besprechungen vorbereiten
   • Eher kürzere Zeitfenster und dafür öfter (Fokussierung und Effizienz)
   • Themenparkplatz für die Agenda online vorab anbieten
   • Agenda vorab erstellen und versenden
   • Agenda-Punkte mit Zeitboxen belegen
   • Wesentliche Unterlagen vorab zum Lesen bereitstellenZeit für Vor- und Nachbereitung für Besprechungen ermöglichen (z.B. 45 min.-Besprechungsblöcke)
   • …

6. Effektive Online-Besprechungen durchführen
   • Bewusster Einstieg mit angemessener Zeitbox für jeden (bewusste Zeit für Beziehungsebene und zum Senken von Sprechbarriere)
   • Konsequent Video-Tool mit Kamera für den gemeinsamen Austausch im Team nutzen
   • Besprechungsrollen vereinbaren z.B. (Moderator, Zeitwächter, Berichterstatter)
   • Moderationshaltung: Dialog statt Monolog; Beteiligung ermöglichen, …
   • Feedbacks einholen (z.B. direkte Ansprache, offene Fragen, Skalierungsfragen (Skala 1-10))
   • Bewusster Abschluss für Verbesserungen mit angemessener Zeitbox für jeden (bewusste Zeit für Feedback-Schleife für Verbesserungen)
   • Kurzes Protokoll (Ergebnisse, Entscheidungen)
   • …

7. Hybride Besprechungen durchführen
   • Bewusst Akustik und Optik gleichberechtigt für Online-Teilnehmende bereitstellen
   • Kurzer Akustik-Test zum Start
   • Kurzer Optik-Test zum Start:
     Können alle Teilnehmenden alle Teilnehmenden, alle Flipcharts, alle Unterlagen sehen?
   • Vereinbarung treffen, dass sich bei Präsenz-Teilnehmende keine Kommunikationshoheit entwickelt und dass keine Neben-/ Flüstergespräche geführt werden.
   • Als Moderator die virtuell zugeschalten Teilnehmenden bewusst verstärkt in die Gespräche einbinden (z.B. Feedback einholen, direkte Ansprache)
   • Entfremdung von Präsenz- und virtueller Gruppe bewusst vermeiden
   • Checkliste für hybride Besprechungen vereinbaren
   • …

Zusammenfassend betrachtet braucht es mehr Kommunikationsroutinen und mehr Feedback-Schleifen bei Zusammenarbeit in hybriden Teams.

Insgesamt steigt der notwendige organisierte Kommunikationsaufwand gegenüber der früheren Büro-Situation. Für Kommunikation in hybriden Teams muss erst einmal bewusst mehr Zeit für Kommunikation zur Verfügung gestellt werden, auch wenn alle gefühlt nicht mehr Zeit dafür haben.

Team-Spirit und Wir-Gefühl im Team

Hybride Zusammenarbeit ist gekennzeichnet von Zusammenarbeit von einzelnen oder Teilgruppen aus der Distanz. Deshalb ist es so wichtig, auch bei täglich hoher Arbeitslast Zeiträume für Team-Spirit und Wir-Gefühl im Team zu ermöglichen.

Drei wesentliche Prinzipien wirken, um Beziehung und Nähe untereinander zu spüren.

1. Prinzip der räumlichen Nähe

„Je kleiner die Entfernung zu einer Person, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass man eine enge Beziehung zueinander entwickelt“.

2. Prinzip der Frequenz

„Je mehr man mit einer Person zu tun hat, umso stärker kann die Beziehung werden“.

3. Prinzip der Verbindung

„Je mehr man mit einer Person gemeinsam hat, umso besser kann sich eine Beziehung entwickeln“.

Die Aufgabe von Führungskräften und Teams besteht darin, bewusst Übersetzungen in Form von Formaten für die hybride Arbeitswelt zu entwickeln und auszuprobieren.

Auf dieser Basis zeigt sich unter anderem, dass auf den Team-Spirit und das Wir-Gefühl einzahlt, wenn

• die Kamera bei Video-Konferenzen konsequent genutzt wird,
• in kleinen Zeitabständen und in kleinen Zeiteinheiten regelmäßig Kontakt zwischen allen Team-Mitgliedern organisiert ist – soweit es möglich ist – sowie
• in regelmäßigen Abständen das vollständige Team in Präsenz zusammen kommt.

Zudem bieten Formate wie

• Moodboards für persönliche Zustände (Beispiel siehe Grafik) oder für Teamzustände
• persönliche Fragestellungen an alle zum Abschluss einer Besprechung (z.B. Was habe ich Positives in der letzten Arbeitswoche erlebt?)
• die mittlerweile bekannten Digitalen Kaffeeküchen, Online-Mittagessen oder Online-Lagerfeuer-Gespräche

bewusst die Möglichkeit, Verbindungen untereinander wieder zu aktivieren oder aufzubauen.

Beispiel Mood-Board (Quelle: meetingtime.de)

Auch das bewusste Reflektieren des Themas „Vertrauen“ im Team stärkt das Wir-Gefühl.

Hierzu kann jeder im Team in einer Runde die drei systemischen Fragen

• Was verstehe ich unter Vertrauen?
• Woran erkenne ich Vertrauen in unserem Team?
• Wie können wir Vertrauen in unserem Team bewusst stärken?

aus seiner Sicht kurz beantworten

Meine zusammenfassende Handlungsempfehlung für die Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro

• Erkennen Sie Ihre jahrelang geübten Führungsmuster und -verhalten aus dem Büroalltag und finden Sie Übersetzungen für die Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt.
• Nehmen Sie sich ausreichend bewusst Zeit, um die eigenen Führungskompetenzen wertschätzend auf einen Prüfstand hinsichtlich der hybriden Arbeitswelt zu stellen.
• Rein virtuelle Besprechung stellen die Basis für eine hybride Besprechung in Bezug auf Kompetenzen, Verhalten, Haltung, Zusammenarbeit und Technik dar. Etablieren Sie erst einmal effektive virtuelle Besprechungen. Eine hybride Besprechung braucht dann noch Zusätzliches.
• Klären Sie den Status der Zusammenarbeit hinsichtlich digitaler Tools und Spielregeln für die Zusammenarbeit
• Schaffen Sie Kommunikationsroutinen in kleinen Zeitabständen für kleine Zeiteinheiten, probieren Sie aus, ermöglichen Sie Reflexionsschleifen.
• Erkennen Sie, dass der organisierte Kommunikationsaufwand gegenüber der früheren Büro-Situation steigt.
• Organisieren Sie mit dem Team effektive Online-Besprechungen in der Vorbereitung und in der Durchführung.
• Organisieren Sie auf dieser Basis effektive hybride Besprechungen.
• Schaffen Sie bewusst Formate für Team-Spirit und Wir-Gefühl im Team und ermöglichen Sie hierfür Zeiträume.

Viel Freude und Erfolg bei der weiteren Entwicklung und Umsetzung der Zusammenarbeit, der Kommunikation und des Wir-Gefühls mit Ihrem Team in der hybriden Arbeitswelt.

Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf bei Rückfragen, Klärungsbedarf oder Interesse an einer Vertiefung zum Thema „Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro“.