Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro

Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro führen – wird immer mehr zum neuen Normal in unserer Arbeitswelt.

In meinem Blog-Beitrag teile ich meine Erfahrungen und Tipps zu folgenden Aspekten der Führung hybrider Teams:

1. Entwicklung und Herausforderungen bei der Führung hybrider Teams
2. Was bedeutet „hybrid“?
3. Führungskompetenzen für die Führung hybrider Teams
4. Drei Tipps für Zusammenarbeit in hybriden Teams
5. Sieben Tipps für die Kommunikation in hybriden Teams
6. Wir-Gefühl und Bindung im hybriden Team
7. Mein Fazit

1. Entwicklung und Herausforderung bei der Führung hybrider Teams

Während vor der Pandemie bis zum Jahr 2019 die Arbeit im Büro in vielen Organisationen ein Standard war, wurde in den Jahren 2020 und 2021 die Homeoffice-Arbeit eher im Krisenmodus entwickelt.

Ab 2022 ist die Zusammenarbeit zwischen mobiler Arbeit und Büro in vielen Organisationen üblich. Deshalb ist es meines Erachtens wichtig, den in der Krise entwickelten Stand bewusst neu zu schärfen und neu zu gestalten. Denn dieser Zustand sollte den Anforderungen eines neuen Normals entsprechen.

Hierbei stehen viele Führungskräfte vor neuen Herausforderungen. Viele jahrelang geübte Führungsmuster und -verhalten aus dem Büroalltag brauchen neue Übersetzungen für die Zusammenarbeit zwischen mobiler Arbeit und Büro. Viele Führungskräfte und Mitarbeitende, die in der Krisensituationen Zwischenlösungen akzeptiert haben, suchen jetzt nach nachhaltigen Lösungen.

Bei sehr vielen von mir durchgeführten Live-Online-Seminaren und Live-Online-Coachings zu diesem Thema habe ich erlebt, dass Führungskräfte und Mitarbeitende den Bedarf sehen, das Thema „Führung hybrider Teams“ bzw. „Hybride Zusammenarbeit“ bewusst nachzuschärfen und neue Gestaltungsideen zu entwickeln.

Es haben sich Spannungsfelder entwickelt, für die im „Neuen Normal“ außerhalb der Corona-Krise aktualisierte Lösungen gefunden werden sollten, u.a.

• gleiche Arbeitsorte <-> verteilte Arbeitsorte
• synchrone Arbeitszeiten <-> asynchrone Arbeitszeiten
• synchrone Kommunikation <-> asynchrone Kommunikation
• Persönliche Nähe im Büro <-> geographische Distanz beim mobilen Arbeiten
• Kontrolle <-> Vertrauen
• Bewertung von Arbeit an Präsenzzeiten <-> an Ergebnisse

Um als Führungskraft Lösungswege für die hybride Zusammenarbeit mit dem Team zu entwickeln, ist es sinnvoll, dass alle Beteiligten eine gleiche Sicht auf den Begriff hybrid finden.

2. Was bedeutet „hybrid “?

Der Duden definiert das Wort „hybrid“ folgendermaßen: „Aus Verschiedenartigem zusammengesetzt, von zweierlei Herkunft“.

Diese Definition passt aus meiner Sicht sehr gut zu der Beschreibung, wie wir in hybriden Teams bzw. zwischen mobiler Arbeit und Büro mittlerweile häufig zusammenarbeiten (siehe auch Grafik unten):

• an verschiedenen Orten und/oder
• zu verschiedenen Zeiten und/oder
• über verschiedene Kommunikationsmedien

Hilfreich in diesem Zusammenhang ist meines Erachtens auch die Unterscheidung von virtueller und hybrider Besprechung.

Bei einer virtuellen Besprechung sind alle Teilnehmenden virtuell (digital) live zugeschaltet.

Bei einer hybriden Besprechung ist ein Teil der Teilnehmenden in Präsenz vor Ort und ein Teil der Teilnehmenden ist virtuell (digital) live zugeschaltet (siehe Grafik unten).

Somit stellt aus meiner Sicht eine virtuelle Besprechung die Basis für eine hybride Besprechung in Bezug auf Kompetenzen, Verhalten, Haltung, Zusammenarbeit und Technik dar.

Deshalb ist es wertvoll, virtuelle Besprechungen wirklich effektiv zu gestalten und diese im Team konsequent zu üben, um auf dieser Basis im nächsten Schritt hybride Besprechungen wirksam durchführen zu können.

3. Führungskompetenzen für die Führung hybrider Teams

Es gibt viele unterschiedliche Studien zur Führung hybrider Teams bzw. zur Führung von Teams zwischen mobiler Arbeit und Büro. Häufig werden als besonders wesentlich unter anderem folgende Kompetenzen genannt:

• Vertrauen schenken und erhalten
• Empathisch und wertschätzend führen
• Veränderungen meistern und Menschen dabei mitnehmen
• Delegieren und Freiraum geben
• Binden und integrieren von Mitarbeitenden
• Medien- und Kommunikationskompetenzen

Es zeigt sich, dass insbesondere menschliche Aspekte stark bei Führungskompetenzen in den Vordergrund rücken.

Aus meiner Sicht ist es hilfreich für Führungskräfte, trotz der täglichen Arbeitslast sich ausreichend Zeit zu nehmen, bewusst die eigenen Führungskompetenzen hinsichtlich der Führung hybrider Teams wertschätzend auf den Prüfstand zu stellen und weiterzuentwickeln.

Welche Führungskompetenzen bei der Führung von hybriden Teams möchte ich

• nachschärfen?
• neu entwickeln?
• auch im neuen Normal wirklich so belassen?

4. Drei Tipps für die Zusammenarbeit in hybriden Teams

In Bezug auf die Zusammenarbeit empfehle ich, mit dem hybriden Team Klarheit über systemische Ebenen der Zusammenarbeit zu schaffen, offen und vertrauensvoll über einen aktualisierten Technik-Check gemeinsam zu sprechen und Spielregeln der Zusammenarbeit gemeinsam abzustimmen.

1. Systemische Ebenen der Zusammenarbeit berücksichtigen

Um sich sowohl als Führungskraft selbst als auch mit dem hybriden Team strukturiert Gedanken über die Zusammenarbeit zu machen, ist es aus meiner Erfahrung hilfreich, die folgenden drei systemische Ebenen beim Austausch miit dem Team zu berücksichtigen:

1. ES = Technik
2. WIR = Miteinander
3. ICH = Persönliche Aspekte

Wo liegen wirklich Ursachen für Herausforderungen? In Diskussionen über die Zusammenarbeit erlebe ich häufiger, dass die Ursachen nicht klar benannt werden. So werden möglicherweise Ursachen im WIR der Technik zugeschrieben oder Ursachen im ICH dem WIR zugeschrieben.

2. Technik-Check offen besprechen

Nehmen Sie sich mit dem Team auch bewusst Zeit für einen aktuellen Technik-Check in Bezug auf die Nutzung von digitalen Tools. Wo gibt es noch Herausforderungen, Hindernisse, Potenziale, fehlende Vereinbarungen oder fehlende Kompetenzen bei der Anwendung von Tools, zum Beispiel bei folgenden Tools:

• Video-Konferenz-Tools
• Chat-Kommunikation/Messenger
• Aufgaben-Management
• Dateienteilen
• Visuelles Brainstorming

Vereinbaren Sie einen realistischen Entwicklungsplan für die Auslösung von Hindernissen und den Aufbau von Kompetenzen zur Tool-Anwendung. Klären Sie im Team Expertenrollen zu den einzelnen Tools, so dass sich nicht alle Teammitglieder detailliert in die Tools einarbeiten müssen, sondern einzelne Teammitglieder Fragen zu einzelnen Tools beantworten können.

3. Spielregeln für die Zusammenarbeit

Für das Thema „Hybride Zusammenarbeit“ empfehle ich die bewusste Aktualisierung, Schärfung und Neuvereinbarung von gemeinsamen Spielregeln im Team. Jedes Team hat sehr unterschiedliche Reifegrade. Eine starke Kompetenz bei der Führung hybrider Teams ist es meines Erachtens, aktualisierte Spielregeln mit dem Team zu gestalten. Mögliche Themenfelder könnten zum Beispiel sein:

• Vereinbarung eines gemeinsamen Grundverständnisses: Wir arbeiten in der hybriden Arbeitswelt mindestens genauso produktiv wie zuvor in der Bürowelt.
• Transparenz von An- und Abwesenheiten und Büro-/Homeoffice-Tagen: Welche digitale Lösung ist einfach anzuwenden, z.B. über freigeschaltete Outlook-Kalender?
• Erreichbarkeit und Pausenzeiten: Welches Selbstverständnis gilt für unseren Bereich? Welche Erwartungen von intern und extern sollten wir dabei berücksichtigen?
• Rückmeldezeiten: Welches Selbstverständnis gilt für unseren Bereich? Welche Erwartungen von intern und extern können und wollen wir wie erfüllen?
• Vertretungsregeln: Wie stellen wir Vertretung sicher, auch wenn wir an unterschiedlichen Orten sind?
• Abstimmung mobile Arbeitstage: Lage/Vorankündigung/Häufigkeit
• Abstimmung Besprechungsformate für einzelne Themen: Was können wir virtuell machen, was hybrid und was müssen wir in Präsenz machen?
• Verhalten in digitale/hybriden Besprechungen: Z.B. Sichtbarkeit bei Besprechungen (Kamera); Keine Nebentätigkeiten wie E-Mail-Schreiben; Keine Mahlzeiten in Besprechungen; etc.
• Klärung gemeinsame Team-Tage vor Ort: Ja, nein, wie oft, wann?
• Faire Aufgabenverteilung zwischen Büro und mobiler Arbeit: Z.B. Klären der Aufgabenverteilung im Team für Post, Kopieren, Unterschriften vor Ort

5. Sieben Tipps für die Kommunikation in hybriden Teams

Gerade bei dem Thema Kommunikation erlebe ich häufiger, dass gewohnte Kommunikationsstrukturen aus der althergebrachten Bürosituation auf die hybride Arbeitswelt eins zu eins übertragen werden.

Und gerade beim Thema Kommunikation sehe ich, wie wichtig es ist, erst einmal rein virtuelle Besprechungen effektiv zu gestalten, um somit eine gute Basis für hybride Besprechungen zu ermöglichen.

Wobei kann die Führungskraft mit dem Team Kompetenzen, Verhalten, Haltung, Strukturen, Abläufe nachschärfen, weiterentwickeln oder neu gestalten?

1. Kommunikationsroutinen im Team schaffen

Berücksichtigen Sie bei der Umsetzung von Routinen, diese eher „in kurzen Zyklen“ und eher „mit kleinen Zeiteinheiten“ durchzuführen. Jedes Team hat unterschiedliche Rahmenbedingungen. Überprüfen Sie bewusst die bisherigen Routinen, und schauen Sie, welche neuen Routinen sinnvoll und wie umsetzbar wären.

2. Ausprobieren und experimentieren

Seien Sie mutig, Neues auszuprobieren. Führen Sie neue Kommunikationsroutinen nicht als 100%-Lösung, sondern als Experiment ein, um fortlaufend zu verbessern

3. Feedback-Schleifen im Team etablieren

Aus der Distanz entstehen möglicherweise Fantasien und Annahmen, die nicht mit der Realität übereinstimmen. Regelmäßige Feedback-Schleifen schaffen im Team Klarheit und geben Orientierung. Stärken Sie die persönlichen Feedback-Kompetenzen im Team durch Feedback-Methoden wie „3W-Methode“. Stärken Sie die organisationale Feedback-Kompetenz im Team durch Erlernen von Feedback-Methoden wie „Retrospektive“ oder für den Abschluss von Meetings mit der Abfrage „Was mochte ich an dem Meeting? Was können wir nächstes mal besser machen? (I like/I wish)“.

4. Zeiträume für die Beziehungsebene bereitstellen

Ermöglichen Sie dem Team regelmäßige Formate, in denen die Beziehungsebene im Team gestärkt wird. Berücksichtigen Sie dafür kurze Zeitfenster für die Kommunikationsroutinen, z.B. den Einstieg über ein sogenanntes Moodboard, wodurch alle Teilnehmenden ihren aktuellen persönlichen Zustand kurz teilen können.

5. Effektive Online-Besprechungen vorbereiten, z.B.
   • Eher kürzere Zeitfenster und dafür öfter (Fokussierung und Effizienz)
   • Themenparkplatz für die Agenda online vorab anbieten
   • Agenda vorab erstellen und versenden
   • Agenda-Punkte mit Zeitboxen belegen
   • Wesentliche Unterlagen vorab zum Lesen bereitstellen
   • Zeit für Vor- und Nachbereitung für Besprechungen ermöglichen (z.B. 45 min.-Besprechungsblöcke)

6. Effektive Online-Besprechungen organisieren, z.B.
   • Bewusster Einstieg mit angemessener Zeitbox für jeden (bewusste Zeit zum Aufbau einer Beziehungsebene und zum Senken von Sprechbarriere)
   • Konsequent Video-Tool mit Kamera für den gemeinsamen Austausch im Team nutzen
   • Besprechungsrollen vereinbaren z.B. Moderator, Zeitwächter, Berichterstatter
   • Moderationshaltung: Dialog statt Monolog; Beteiligung ermöglichen, …
   • Feedbacks einholen (z.B. direkte Ansprache, offene Fragen, Skalierungsfragen (Skala 1-10))
   • Bewusster Abschluss für Verbesserungen mit angemessener Zeitbox für jeden (bewusste Zeit für Feedback-Schleife für Verbesserungen)
   • Kurzes Protokoll (Ergebnisse, Entscheidungen)

7. Effektive hybride Besprechungen organisieren, z.B.
   • Bewusst Akustik und Optik gleichberechtigt für Online-Teilnehmende bereitstellen
   • Kurzer Akustik-Test zum Start
   • Kurzer Optik-Test zum Start:
     Können alle Teilnehmenden alle anderen Teilnehmenden, alle Flipcharts, alle Unterlagen sehen?
   • Vereinbarung treffen, dass sich bei Präsenz-Teilnehmende keine Kommunikationshoheit entwickelt und dass keine Neben-/ Flüstergespräche geführt werden.
   • Als Moderator die virtuell zugeschalten Teilnehmenden bewusst verstärkt in die Gespräche einbinden (z.B. Feedback einholen, direkte Ansprache)
   • Entfremdung von Präsenz- und virtueller Gruppe bewusst vermeiden
   • Checkliste für hybride Besprechungen vereinbaren

Zusammenfassend betrachtet braucht es mehr Kommunikationsroutinen und mehr Feedback-Schleifen bei Zusammenarbeit in hybriden Teams.

Insgesamt steigt der notwendige organisierte Kommunikationsaufwand gegenüber der früheren Büro-Situation. Für Kommunikation in hybriden Teams muss erst einmal bewusst mehr Zeit zur Verfügung gestellt werden, auch wenn alle gefühlt nicht mehr Zeit dafür haben.

6. Wir-Gefühl und Bindung im hybriden Team

Häufig wird mir geschildert, dass das Wir-Gefühl, die Bindung im Team bei hybrider Zusammenarbeit leidet. Und es wird nach Lösungswegen gefragt.

Mein Tipp für Führungskräfte:

Übertragen Sie Ihre gelernten Führungsmuster aus der gewohnten Bürosituationen NICHT 1:1 auf die hybride Zusammenarbeit. Machen Sie sich bewusst, was es anderes braucht für die Führung zwischen mobiler Arbeit und Büro und starten Sie mit Veränderungen in kleinen Schritten. Überlegen Sie sich, wie sie wertvolle Verhaltensweisen aus dem Büro bewusst in neue Formate für die hybride Zusammenarbeit übertragen.

Wie können Sie zum Beispiel das tägliche Gutenmorgen-Sagen und Händeschütteln im Büro übertragen auf die hybride Arbeitssituation? Wie können Sie den täglichen gemeinsamen Gang zum Mittagessen, das zufällige Treffen in der Kaffeeküche, das kurze Gespräch am Schreibtisch, die kurze gemeinsame Zeit vor oder nach einer Besprechung in die hybride Arbeitswelt übertragen? Welche Formate helfen Ihnen als Führungskraft zur Stärkung der Bindung zum hybriden Team und welche dem Team zur inneren Bindung?

Lassen Sie sich bei neuen Formaten für die hybride Zusammenarbeit von drei wesentlichen Prinzipien leiten, die Nähe und Bindung im Team stärken:

1. Prinzip der räumlichen Nähe

„Je kleiner die Entfernung zu einer Person, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass man eine enge Beziehung zueinander entwickelt“.

2. Prinzip der Frequenz

„Je mehr man mit einer Person zu tun hat, umso stärker kann die Beziehung werden“.

3. Prinzip der Verbindung

„Je mehr man mit einer Person gemeinsam hat, umso besser kann sich eine Beziehung entwickeln“.

Somit stärkt es das Wir-Gefühl und die Team-Bindung, wenn

• die Kamera bei Video-Konferenzen konsequent genutzt wird,
• Besprechungen lieber öfter und dafür kürzer im Team stattfinden
• Zeit für persönliche Themen und persönlichen Austausch im Team ermöglicht wird, um Verbindungen zu knüpfen
• in regelmäßigen Abständen das vollständige Team in Präsenz zusammen kommt.

Zudem bieten Formate wie

• Moodboards für persönliche Zustände (Beispiel siehe Grafik) oder für Teamzustände
• persönliche Fragestellungen an alle zum Abschluss einer Besprechung (z.B. Was habe ich positives in der letzten Arbeitswoche erlebt?)
• Digitale Kaffeeküchen, Online-Mittagessen oder Online-Lagerfeuer-Gespräche zum Austausch ohne Geschäftsthemen

bewusst die Möglichkeit, Verbindungen untereinander wieder zu aktivieren oder aufzubauen.

Beispiel Mood-Board (Quelle: meetingtime.de)

Auch das bewusste Reflektieren des Themas „Vertrauen“ im Team stärkt das Wir-Gefühl und die Bindung.

Hierzu können alle Teammitglieder in einer Teambesprechung die drei folgenden systemischen Fragen nacheinander aus ihrer Sicht beantworten:

• Was verstehe ich unter Vertrauen?
• Woran erkenne ich Vertrauen in unserem Team?
• Wie können wir Vertrauen in unserem Team bewusst stärken?

Die Führungskraft oder ein Teammitglied kann als Moderator:in das Ergebnis zusammenfassen und eine gemeinsame Sicht abstimmen, welcher nächste kleine Schritt zum weiteren Aufbau von Vertrauen im Team hilfreich sein kann.

Letztendlich braucht die Stärkung von Wir-Gefühl und Bindung im hybriden Team ausreichend regelmäßige Zeiträume und konkrete Formate.

7. Mein Fazit zur Führung hybrider Teams

• Erkennen Sie Ihre jahrelang geübten Führungsmuster und -verhalten aus dem Büroalltag und finden Sie konkrete Übersetzungen für die hybride Zusammenarbeit.
• Nehmen Sie sich ausreichend bewusst Zeit, um die eigenen Führungskompetenzen wertschätzend auf einen Prüfstand hinsichtlich der Führung hybrider Teams zu stellen.
• Rein virtuelle Besprechung stellen die Basis für eine hybride Besprechung in Bezug auf Kompetenzen, Verhalten, Haltung, Zusammenarbeit und Technik dar. Etablieren Sie erst einmal effektive virtuelle Besprechungen. Eine hybride Besprechung braucht dann noch zusätzliches.
• Klären Sie den Status der Zusammenarbeit hinsichtlich digitaler Tools und Spielregeln für die hybride Zusammenarbeit im Team.
• Schaffen Sie Kommunikationsroutinen in kleinen Zeitabständen für kleine Zeiteinheiten, probieren Sie aus, etablieren Sie persönliche und organisationale Reflexionsschleifen.
• Berücksichtigen Sie, dass der organisierte Kommunikationsaufwand gegenüber der früheren Büro-Situation steigt und finden Sie Lösungen dafür.
• Organisieren Sie mit dem Team effektive Online-Besprechungen in der Vorbereitung und in der Durchführung.
• Entwickeln Sie auf dieser Basis effektive hybride Besprechungen.
• Schaffen Sie bewusst Formate für Wir-Gefühl und Bindung im hybriden Team und ermöglichen Sie hierfür regelmäßige Zeiträume.

Viel Freude und Erfolg bei der weiteren Entwicklung und Umsetzung der Zusammenarbeit, der Kommunikation und des Wir-Gefühls mit Ihrem hybriden Team.

Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf bei Rückfragen, Klärungsbedarf oder Interesse an einer Vertiefung zum Thema „Führung hybrider Teams – zwischen mobiler Arbeit und Büro“.